Alat-alat kantor

Alat-alat Kantor merupakan barang atau fasilitas yang wajib ada dalam suatu perkantoran. Ibarat oksigen dalam proses pernafasan, benda ini sangat dibutuhkan demi berlangsungnya operasional perusahaan.

Alat kantor ada bermacam-macam, ada yang bergerak dan ada alat yang tidak bergerak, sesuai dengan kebutuhan dan jenis perusahaannya bergerak dalam bidang apa. Contoh alat-alat kantor yang umum digunakan adalah meja tulis, kursi, lemari arsip, loker, rak, komputer, meja komputer, printer, mesin fax, dsb.

Benda-benda ini berfungsi sebagai sarana atau fasilitas pendukung terlaksananya aktivitas kantor, sehingga pekerjaan menjadi efektif dan efisien. 

Gambar Alat kantor:

 

  

PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1.        Terhadap atasan :

·         Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

·         Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

·         Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

·         Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

·         Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

·         Mediator pimpinan dengan bawahan.

2.       Terhadap bawahan/karyawan :

·         Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

·         Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

·         Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

·         Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

 

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1.        Menurut wewenangnya.

·         Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

·         Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

·         Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2.       Menurut jenis tugasnya.

·         Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

·         Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

·         Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

·         Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Peran dan tanggung jawab sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat  teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.
Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
Peran startegis  yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan  informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan