Bagaimana cara mnjadi sekretaris profesional??

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

Tugas Sekretaris

(1)   Sekretaris   mempunyai uraian tugas sebagai berikut:

a.     Merencanakan, mengatur, membina, mengelola, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas  kesekretariatan yang meliputi urusan keuangan, umum dan perlengkapan serta barang milik daerah pada SKPD maupun kepegawaian,

b.     Melakukan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dan perumusan program kerja Dinas berdasarkan program dan kegiatan masing- masing bidang,

c.     Memberikan pelayanan teknis operasional dan pelayanan administrasi sesuai dengan petunjuk atasan kepada  seluruh bidang dalam lingkungan Dinas,

d.     Mengkoordinasikan pelaporan akuntabilitas kinerja program dan kegiatan masing-masing bidang;

e.     Bertindak selaku Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) pada bidang tugasnya,

f.      Mengendalikan pendistribusikan pelayanan naskah dinas dan mengkoordinasikan tugas-tugas bidang, sub bagian  sesuai dengan petunjuk atasan,

g.     Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan dalam rangka kelancaran penyelesaian pengelolaan naskah dinas,

h.     Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan penyusunan laporan kepada atasan untuk bahan  pertimbangan dalam meningkatkan perkembangan karier dan penilaian DP3.

i.      Mengkoordinasikan penyusunan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas-tugas Bidang

j.      Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. 

(2)   Kepala Sub Bagian Keuangan   mempunyai uraian tugas sebagai berikut: a.     Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan. b.     Melakukan koordinasi, sinkronisasi dan memverifikasi usulan Rencana Kerja Anggaran masing-masing Bidang dan mengacu kepada Prioritas Plafon Anggaran (PPA), c.     Menghimpun dan memverifikasi usulan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) masing-masing Bidang berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran, d.     Menyiapkan dan menyampaikan usulan penerbitan Surat Penyediaan Dana Satuan Kerja Perangkat Daerah (SPD-SKPD) berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) kepada Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD), e.     Menghimpun dan menatausahakan Surat Penyediaan Dana (SPD) yang diterbitkan Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD), f.      Bertindak sebagai Pejabat Penatausahaan Keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD), g.     Menyusun laporan keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah berkoordinasi dengan Pejabat Pelaksanan Tehnis Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPTK-SKPD),

h.     Mengkoordinasikan tugas-tugas kedinasan kepada  bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing, i.      Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta melakukan pengawasan melekat  kepada bawahan, j.      Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan perkembangan karier dan penilaian DP3, k.     melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris. 

(3)   Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai uraian tugas sebagai berikut:

a.     Melaksanakan penerimaan dan  pendistribusian naskah dinas melalui pengelolaan kearsipan;

b.     Melaksanakan rencana pengadaan alat tulis kantor dan pendistribusiannya sesuai dengan kebutuhan dinas,

c.     Melaksanakan pengelolaan dan penyiapan bahan pembinaan kearsipan kepada Unit kerja di lingkungan Dinas,

d.     Melaksanakan penyiapan dan pengendaliaan dan penyiapan administrasi perjalanan dinas pegawai;

e.     Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat Dinas;

f.      Melaksanakan pengelolaan perpustakaan, hubungan masyarakat dan pendokumentasian kegiatan Dinas ;

g.     Melaksanakan pengurusan rumah tangga dinas dan ketertiban serta keamanan kantor;

h.     Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan aset dinas bergerak dan tidak bergerak yang menjadi tanggung jawab Dinas.

i.      Menghimpun dan menyusun penyiapan rencana kebutuhan  sarana dan prasarana perlengkapan dilingkungan Dinas  untuk rencana pengadaan barang milik daerah;

j.      Melaksanakan pengurusan pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penghapusan dan inventarisasi sesuai ketentuan berlaku dan membuat laporan barang milik daerah secara periodik,

k.     Melaksanakan pengelolaan penyimpanan dan pemeliharaan data kepegawaian dilingkungan Dinas;

l.      Melaksanakan penyiapan rencana kebutuhan pegawai

m.    Mempersiapkan dokumen terhadap pengusulan pegawai yang akan pensiun, peninjauan masa kerja serta pemberian penghargaan;

n.     Mempersiapkan dokumen  kenaikan pangkat, DP3, DUK, Sumpah/janji pegawai, gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai;

o.     Mempersiapkan administrasi pegawai untuk mengikuti pendidikan/ pelatihan dan ujian dinas maupun tugas belajar

p.     Melaksanakan penyiapan bahan standar kompetensi pegawai, tenaga teknis, dan fungsional;

q.     Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan dilingkungan Dinas;

r.      Melaksanakan pendokumentasian peraturan perundang-undangan;

s.     Melaksanakan penyusunan bahan evaluasi dan laporan kegiatan sub bagian Umum dan Kepegawaian

t.      Mengkoordinasikan tugas-tugas kedinasan kepada  bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;

u.     Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta melakukan pengawasan melekat  kepada bawahan;

v.     Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan perkembangan karier dan penilaian DP3.

w.    melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.