sasaran kegiatan adm, perkantoran

 

Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :

1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.

2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;
Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan
pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.

3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan;
persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang;
Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan.

4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan
arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan
dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak
Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru.

5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.

7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik.

8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat-
menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools);
Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records);
Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.

9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan

Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:

1. Administrasi Negara                                                                              Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan

2. Administrasi Swasta (Perusahaan).                                                                      Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).

Alat-alat kantor

Alat-alat Kantor merupakan barang atau fasilitas yang wajib ada dalam suatu perkantoran. Ibarat oksigen dalam proses pernafasan, benda ini sangat dibutuhkan demi berlangsungnya operasional perusahaan.

Alat kantor ada bermacam-macam, ada yang bergerak dan ada alat yang tidak bergerak, sesuai dengan kebutuhan dan jenis perusahaannya bergerak dalam bidang apa. Contoh alat-alat kantor yang umum digunakan adalah meja tulis, kursi, lemari arsip, loker, rak, komputer, meja komputer, printer, mesin fax, dsb.

Benda-benda ini berfungsi sebagai sarana atau fasilitas pendukung terlaksananya aktivitas kantor, sehingga pekerjaan menjadi efektif dan efisien. 

Gambar Alat kantor:

 

  

PERANAN DAN TUGAS SEKRETARIS

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1.        Terhadap atasan :

·         Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

·         Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

·         Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

·         Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

·         Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

·         Mediator pimpinan dengan bawahan.

2.       Terhadap bawahan/karyawan :

·         Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

·         Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

·         Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

·         Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

 

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1.        Menurut wewenangnya.

·         Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

·         Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

·         Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2.       Menurut jenis tugasnya.

·         Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

·         Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

·         Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

·         Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Peran dan tanggung jawab sekretaris

Pada saat ini terdapat sebuah pendapat yang menyatakan posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. berbagai perangkat  teknologi informasi, telah menjadi alat bantu yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris bagi dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi sekretaris justru mengalami job enlargement dan job enrichment.
Seorang sekretaris dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung.
Peran startegis  yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam maupun ke luar.
Peran teknis, yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris yang menyalurkan  informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka tugas sekretaris pun akan semakin internsif.
Peran pendukung yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing)
Secara keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris berperan lebih jauh lagi untuk mengaturt kalender dan jadwal pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer utnuk pertemuan internal dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor serta bertindak sebagai travel arranger pimpinan

Bagaimana cara mnjadi sekretaris profesional??

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.

7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.

9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting •

Tugas Sekretaris

(1)   Sekretaris   mempunyai uraian tugas sebagai berikut:

a.     Merencanakan, mengatur, membina, mengelola, mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan tugas  kesekretariatan yang meliputi urusan keuangan, umum dan perlengkapan serta barang milik daerah pada SKPD maupun kepegawaian,

b.     Melakukan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan dan perumusan program kerja Dinas berdasarkan program dan kegiatan masing- masing bidang,

c.     Memberikan pelayanan teknis operasional dan pelayanan administrasi sesuai dengan petunjuk atasan kepada  seluruh bidang dalam lingkungan Dinas,

d.     Mengkoordinasikan pelaporan akuntabilitas kinerja program dan kegiatan masing-masing bidang;

e.     Bertindak selaku Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) pada bidang tugasnya,

f.      Mengendalikan pendistribusikan pelayanan naskah dinas dan mengkoordinasikan tugas-tugas bidang, sub bagian  sesuai dengan petunjuk atasan,

g.     Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta pengawasan dalam rangka kelancaran penyelesaian pengelolaan naskah dinas,

h.     Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan penyusunan laporan kepada atasan untuk bahan  pertimbangan dalam meningkatkan perkembangan karier dan penilaian DP3.

i.      Mengkoordinasikan penyusunan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas-tugas Bidang

j.      Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. 

(2)   Kepala Sub Bagian Keuangan   mempunyai uraian tugas sebagai berikut: a.     Mempelajari peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan. b.     Melakukan koordinasi, sinkronisasi dan memverifikasi usulan Rencana Kerja Anggaran masing-masing Bidang dan mengacu kepada Prioritas Plafon Anggaran (PPA), c.     Menghimpun dan memverifikasi usulan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) masing-masing Bidang berdasarkan Rencana Kerja dan Anggaran, d.     Menyiapkan dan menyampaikan usulan penerbitan Surat Penyediaan Dana Satuan Kerja Perangkat Daerah (SPD-SKPD) berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) kepada Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD), e.     Menghimpun dan menatausahakan Surat Penyediaan Dana (SPD) yang diterbitkan Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD), f.      Bertindak sebagai Pejabat Penatausahaan Keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD), g.     Menyusun laporan keuangan Satuan Kerja Perangkat Daerah berkoordinasi dengan Pejabat Pelaksanan Tehnis Kegiatan Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPTK-SKPD),

h.     Mengkoordinasikan tugas-tugas kedinasan kepada  bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing, i.      Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta melakukan pengawasan melekat  kepada bawahan, j.      Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan perkembangan karier dan penilaian DP3, k.     melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris. 

(3)   Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai uraian tugas sebagai berikut:

a.     Melaksanakan penerimaan dan  pendistribusian naskah dinas melalui pengelolaan kearsipan;

b.     Melaksanakan rencana pengadaan alat tulis kantor dan pendistribusiannya sesuai dengan kebutuhan dinas,

c.     Melaksanakan pengelolaan dan penyiapan bahan pembinaan kearsipan kepada Unit kerja di lingkungan Dinas,

d.     Melaksanakan penyiapan dan pengendaliaan dan penyiapan administrasi perjalanan dinas pegawai;

e.     Melaksanakan urusan keprotokolan dan penyiapan rapat-rapat Dinas;

f.      Melaksanakan pengelolaan perpustakaan, hubungan masyarakat dan pendokumentasian kegiatan Dinas ;

g.     Melaksanakan pengurusan rumah tangga dinas dan ketertiban serta keamanan kantor;

h.     Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan aset dinas bergerak dan tidak bergerak yang menjadi tanggung jawab Dinas.

i.      Menghimpun dan menyusun penyiapan rencana kebutuhan  sarana dan prasarana perlengkapan dilingkungan Dinas  untuk rencana pengadaan barang milik daerah;

j.      Melaksanakan pengurusan pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, penghapusan dan inventarisasi sesuai ketentuan berlaku dan membuat laporan barang milik daerah secara periodik,

k.     Melaksanakan pengelolaan penyimpanan dan pemeliharaan data kepegawaian dilingkungan Dinas;

l.      Melaksanakan penyiapan rencana kebutuhan pegawai

m.    Mempersiapkan dokumen terhadap pengusulan pegawai yang akan pensiun, peninjauan masa kerja serta pemberian penghargaan;

n.     Mempersiapkan dokumen  kenaikan pangkat, DP3, DUK, Sumpah/janji pegawai, gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai;

o.     Mempersiapkan administrasi pegawai untuk mengikuti pendidikan/ pelatihan dan ujian dinas maupun tugas belajar

p.     Melaksanakan penyiapan bahan standar kompetensi pegawai, tenaga teknis, dan fungsional;

q.     Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan dilingkungan Dinas;

r.      Melaksanakan pendokumentasian peraturan perundang-undangan;

s.     Melaksanakan penyusunan bahan evaluasi dan laporan kegiatan sub bagian Umum dan Kepegawaian

t.      Mengkoordinasikan tugas-tugas kedinasan kepada  bawahan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;

u.     Memberikan petunjuk dan bimbingan teknis serta melakukan pengawasan melekat  kepada bawahan;

v.     Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan dalam meningkatkan perkembangan karier dan penilaian DP3.

w.    melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Sekretaris

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

• Manajemen dan pengarahan
• Tata laksana/penyelenggaraan
• Pelaksana secara efisien
• Manajemen
• Pengawasan
• Pengendalian dan pengawasan
• Pengarahan dan pengawasan
• Pengarahan
• Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

• pegawai
• Material perlengkapan
• Persayaratan
• Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

• Kepegawaian perkantoran (office personel)
• Metode perkantoran (office methods)
• Perlengkapan perkantoran (office equipment)
• Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
• Biaya perkantoran (office costs)
• Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

• ruang perkantoran (office space)
• komunikasi (communications)
• kepegawaian kantor (office personnel)
• perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
• peralatan dan mesin (appliance and machine)
• perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
• metode (methods)
• tata warkat (records)
• kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

• Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
• Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
• Membantu perusahaan memelihara persaingan.
• Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
• Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1. Pengadministrasian seluruh kegiatan
2. Menginventarisasi peralatan kantor
3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.